Sistema Gestione Qualità
SISTEMI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ SECONDO LA NORMA UNI EN ISO 9001:2000
- Premessa
- Scopo del Sistema di gestione per la qualità
- Il concetto di Sistema di gestione per la qualità
- Destinatari
- I documenti del Sistema di gestione per la qualità
- Cos'é la certificazione ISO 9000
- I vantaggi della certificazione
- Come si ottiene la certificazione
Negli ultimi anni il mondo delle imprese manifatturiere e di servizio sia pubbliche che private è stato protagonista di una rivoluzione: quella della Certificazione di qualità che ha profondamente influenzato le strategie d’impresa, le tecniche di conduzione manageriale, il ruolo delle persone e il quotidiano approccio alle attività che costituiscono i processi aziendali.
Questa rivoluzione globale (a cui nessuna Nazione né alcun tipo di impresa, consorzio e cooperativa pubblica o privata potrà sottrarsi) è caratterizzata da un primo passo fondamentale: “Implementare un Sistema di Gestione per la qualità” in grado di essere certificato da un ente di parte terza.
La certificazione dei sistemi organizzativi aziendali è quindi un elemento importante, ma non unico per garantire la bontà dei prodotti e dei servizi.
In uno scenario in continua evoluzione, sia dal punto di vista del mercato che delle innovazioni scientifiche e tecnologiche, per l’azienda la certificazione non deve rappresentare solo un traguardo da raggiungere, ma un punto di partenza verso un miglioramento continuo.
Scopo del Sistema di gestione per la qualità
L'introduzione in azienda di un sistema di gestione per la qualità ha come scopo l'organizzazione ed il controllo delle attività aziendali con un duplice obiettivo:
- assicurare nel tempo il livello qualitativo dei prodotti/servizi in modo da soddisfare le attese dei Clienti;
- individuare e ridurre le inefficienze aziendali ed eliminarne i costi.
Organizzazioni di ogni tipo, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza, che svolgano il loro operato nel ramo dell’industria, dei servizi o in seno alla pubblica amministrazione o assistenza sociale.
Il concetto di Sistema di gestione per la qualità
Un sistema di gestione per la qualità è essenzialmente un metodo di ricerca della soddisfazione dei Clienti attraverso l'efficienza delle prestazioni aziendali.
Il termine Qualità non è quindi usato come valore assoluto (denominato secondo la UNI EN ISO 9000:2005), ma come valore relativo a requisiti dichiarati che l'azienda si impegna a soddisfare.
Introdurre in azienda un sistema di gestione per la qualità significa organizzare in maniera efficiente e controllare sistematicamente tutte le attività che concorrono a garantire il livello qualitativo del prodotto/servizio.
La Qualità è pertanto un modo di operare che ha come obiettivo la limitazione dell'incidenza del caso nei risultati dei processi aziendali e la riduzione degli sprechi dovuti a inefficienze organizzative o a carenze sistematiche nei processi produttivi.
Per raggiungere questo obiettivo è necessario il contributo di tutti i settori aziendali ed è fondamentale l'opera della Direzione nella definizione di una politica aziendale per la qualità e nella sensibilizzazione di tutto il personale sull'importanza di questo modo di operare.
I documenti del Sistema di gestione per la qualità
Il cardine su cui poggia l'organizzazione di un Sistema di gestione per la qualità è la documentazione, che definisce le attività per l'assicurazione della qualità messe in atto dall'azienda.
È composta essenzialmente da:
- Manuale della qualità;
- Procedure scritte;
- Sistema di registrazione dati.
Il Manuale della qualità enuncia la politica per la qualità che si intende perseguire e descrive il sistema di gestione per la qualità mentre procedure scritte definiscono nel dettaglio, per ciascuna attività, le azioni, le responsabilità, i metodi e i mezzi operativi, i controlli e le registrazioni da effettuare. Il Sistema di registrazione dati ha lo scopo di dare evidenza oggettiva delle attività eseguite, dei controlli operati e dei risultati ottenuti.
Particolare cura deve essere dedicata alla definizione e alla redazione della documentazione in modo da renderla snella ma adeguata a rappresentare le attività dell'azienda, capace di dare evidenza alla conformità delle azioni svolte e ai requisiti della norma, in maniera tale da consentire, senza appesantire il lavoro del personale addetto e una raccolta dei dati efficace finalizzata a mettere in luce i margini di miglioramento.
Cos'é la certificazione ISO 9000
La certificazione ISO 9000 é un modo per qualificare l'azienda ormai riconosciuto a livello mondiale. Con questa certificazione il cliente ha una certa sicurezza che l'azienda certificata fornirà quanto richiesto.
Le norme della famiglia ISO 9000 danno indicazioni su come una azienda deve operare per poter fornire un prodotto o un servizio di qualità, cioè rispondente a quanto richiesto dal cliente. Questa famiglia di norme fornisce indicazioni organizzative, per questo si adatta a diversi settori di attività.
La certificazione secondo questa famiglia di norme é una certificazione di sistema e NON di prodotto, cioè non viene certificato il bene o il servizio, ma il sistema di gestione dell'azienda.
La certificazione é fondamentalmente un esame a cui l'azienda si sottopone per poter avere una dichiarazione rilasciata da parte di un ente terzo specializzato, questo ente si chiama Organismo di Certificazione.
Il certificato che viene rilasciato é la dichiarazione che l'azienda adotta un sistema di regole, responsabilità, controlli, ecc. conforme alla famiglia di norme ISO 9000.
I vantaggi della certificazione
I motivi che spingono un'azienda a certificarsi possono essere molteplici, ma quelli principali sono:
Avere una qualifica che permetta la partecipazione a gare o appalti che prevedono questo requisito:
Ormai molti enti pubblici e privati selezionano i fornitori di beni e servizi inserendo come requisito la certificazione ISO 9000. Si tratta della presa di coscienza generalizzata della validità del concetto di qualità come risultato di un corretto sistema di gestione. Negli appalti di lavori pubblici è obbligatorio il possesso della certificazione di qualità per importi superiori a euro 516.457, per cui per il rilascio dell’attestazione SOA viene richiesta fra i requisiti la certificazione ISO 9001. Nell’ambito degli appalti pubblici il possesso della certificazione di qualità consente all’impresa di ottenere uno sconto pari al 50% sulla fideiussione provvisoria (2%) e definitiva (10%).
Far conoscere all'esterno l’efficacia del proprio Sistema di gestione:
Naturalmente una volta che l'azienda sa che lavora in qualità é interessata a farlo sapere ai propri clienti. La certificazione da parte di un ente terzo é il mezzo più qualificante per farlo.
Far sapere che il miglioramento ottenuto dipende da un Sistema di gestione e non da iniziative isolate:
Un buon servizio o la buona qualità di un prodotto possono dipendere da casuali combinazioni di fattori positivi o dalla buona volontà degli addetti. Con la certificazione invece l'azienda fa sapere che la qualità che il cliente percepisce non é casuale, che esiste una precisa volontà ed un insieme di regole che ha permesso si arrivasse a quel risultato.
Avere un continuo stimolo al miglioramento:
Per l'azienda sapere di avere, a scadenze programmate, un controllo esterno sul suo sistema vuol dire sapere che i miglioramenti sono sempre possibili e che il mantenimento non é un'operazione banale. Il compito dell'Organismo di Certificazione é anche quello di stimolare l'azienda a non considerare ogni obiettivo raggiunto come una soglia non superabile, ma ad andare sempre oltre.
Come si ottiene la certificazione
L'iter che porta un'Azienda a dotarsi di un Sistema di gestione per la qualità ed a ottenere la certificazione comprende i seguenti passi:
- definizione della politica aziendale per la qualità;
- analisi dell'organizzazione aziendale;
- formulazione di un piano per l’introduzione di un sistema di gestione per la qualità (attività, tempi e costi);
- formazione del Responsabile della qualità;
- redazione del Manuale della qualità;
- definizione e redazione delle procedure di controllo dei processi aziendali;
- addestramento del personale sulle procedure del sistema di gestione per la qualità;
- introduzione, avviamento e ottimizzazione del sistema di gestione per la qualità;
- valutazione finale del Sistema mediante una verifica ispettiva interna completa;
- eventuali azioni correttive per l'eliminazione delle non conformità rilevate;
- scelta dell'ente certificatore;
- domanda di certificazione e consegna del Manuale della qualità;
- verifica del Manuale da parte dell'ente certificatore ed eventuali osservazioni;
- eventuali azioni correttive al Sistema;
- verifica ispettiva dell'ente certificatore per la valutazione.
Se l'esito della verifica ispettiva è positivo, il sistema di gestione per la qualità viene proposto per la certificazione, che viene solitamente rilasciata entro alcune settimane.
In presenza di lievi non conformità che non pregiudichino l'integrità del sistema, il sistema stesso viene comunque proposto per la certificazione, a fronte della comunicazione dell'Azienda delle azioni che intende adottare per correggere le non conformità e l'impegno ad adottarle entro un breve periodo. Tali azioni saranno oggetto di verifica approfondita alla successiva verifica ispettiva per il mantenimento della certificazione.
Se l'esito è negativo (presenza di non conformità critiche), le non conformità riscontrate vengono segnalate all'azienda per le opportune azioni correttive e viene concordata una successiva visita di valutazione.
I sistemi certificati vengono sottoposti a verifiche periodiche, la prima normalmente entro sei/nove mesi, le successive con cadenza annuale per la verifica del mantenimento della conformità delle attività aziendali ai requisiti specificati.
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